FAQ - Général
Cette FAQ répond aux questions les plus fréquentes sur les services et l’utilisation de la plateforme. Lorsque pertinent, des liens vers notre centre de documentation sont inclus pour vous guider.
🔐 Sécurité et confidentialité
Où sont hébergées les données ?
Nos serveurs sont situés uniquement au Québec.
Les données sont hébergées sur des serveurs sécurisés, selon les meilleures pratiques de l’industrie en matière de protection de l’information, avec des mesures visant à prévenir l’accès non autorisé, la perte ou la divulgation.
À quelles fins ces renseignements sont-ils utilisés ?
Les renseignements sont utilisés uniquement pour traiter vos demandes, compléter les vérifications demandées, communiquer au besoin avec vous et avec la personne concernée (lorsque requis pour le consentement ou la collecte d’informations), assurer la conformité et prévenir la fraude, ainsi que respecter les obligations légales applicables.
TRAK partage-t-elle ces renseignements avec des tiers ?
TRAK peut partager certains renseignements uniquement lorsque cela est nécessaire pour fournir les services (par exemple avec des fournisseurs ou partenaires qui soutiennent le traitement) ou lorsque la loi l’exige. Dans tous les cas, le partage est limité à ce qui est requis et encadré.
Combien de temps TRAK conserve-t-elle les données ?
Les dossiers sont conservés pendant un an, puis supprimés de nos serveurs. Nous recommandons de conserver une copie PDF du rapport pour vos archives.
Comment une personne visée par une vérification peut-elle demander l’accès à son rapport, ou si elle a des questions sur la présente politique ?
La personne concernée peut faire une demande écrite afin d’accéder au rapport produit, ou pour toute question concernant la présente politique, en écrivant à [email protected].
🧾 Services offerts
Quels types de services offrez-vous ?
TRAK – Solutions de vérification offre plusieurs services, notamment :
Vérifications d’antécédents judiciaires (Canada, Québec, international)
Vérifications professionnelles (références, diplômes, permis de conduire, etc.)
Vérifications de crédit (Canada et États-Unis)
Validation d'identité et consentement électronique sécurisé (eTRAK)
Offrez-vous des services pour l’emploi et la location ?
Oui. Nos services sont utilisés autant pour des fins d’embauche ou renouvellement du dossier d'un employé, que pour des vérifications liées à la pré-location résidentielle ou commerciale.
Travaillez-vous avec des entreprises de toutes tailles ?
Oui. Nos solutions s’adaptent aussi bien aux petites entreprises qu’aux organisations de grande envergure, avec une gestion multi-utilisateurs et par divisions.
Offrez-vous des services à l’extérieur du Québec ou du Canada ?
Oui. Certains services, comme les vérifications de crédit américain, sont offerts à l’international. La plupart des prises de références et validations de diplômes à l’étranger peuvent également être traitées.
Les vérifications d’antécédents judiciaires peuvent aussi être disponibles dans plusieurs pays lorsque cela est possible. Toutefois, la disponibilité, les tarifs et les délais peuvent varier selon chaque juridiction. Notre équipe peut confirmer les options selon vos besoins.
👤 Candidats et sujets de vérification
Le candidat doit-il donner son consentement ?
Oui. Aucun rapport ne peut être produit sans le consentement du candidat (à l'exception des vérifications judiciaires provinciales au Québec, qui proviennent de bases de données publiques). Celui-ci peut être recueilli électroniquement via eTRAK ou par formulaire signé.
Comment s’assurer que le lien de consentement provient bien de TRAK ?
Si un candidat a des inquiétudes quant à l’authenticité du lien reçu, il peut vérifier les informations suivantes :
le courriel doit provenir de [email protected] ;
le message texte (SMS) doit provenir du 1-845-442-6096.
Si les informations diffèrent ou en cas de doute, le candidat est invité à contacter notre équipe avant de poursuivre.
Le candidat peut-il suivre l’avancement de sa demande ?
Lorsque le consentement électronique eTRAK est utilisé, des suivis automatisés sont envoyés au candidat par courriel et par texto afin de l’informer des étapes à compléter. Le candidat n’a toutefois pas accès à la plateforme et ne peut pas consulter son dossier en ligne. Il peut cependant faire une demande écrite pour accéder au rapport produit en écrivant à [email protected].
Comment un candidat peut-il obtenir du soutien technique pour le consentement eTRAK ?
Si un candidat éprouve des difficultés techniques lors du consentement électronique eTRAK, plusieurs options de soutien sont disponibles :
le clavardage intégré directement dans le consentement eTRAK,
le clavardage en ligne sur www.groupetrak.com,
par courriel à [email protected],
ou par la ligne directe de soutien technique au 1-800-318-8855.
Qu’est-ce que la validation d’identité (aussi appelée validation biométrique) ?
La validation d’identité est un processus de reconnaissance faciale qui permet au candidat de confirmer son identité sans remplir de formulaire papier, pour certains services spécifiques.
Cette validation s’applique uniquement aux services suivants :
Casier judiciaire canadien (CIPC ou PIP)
Vérification de crédit (CDT ou CDS)
Le processus est effectué via notre partenaire Vouched, qui compare le nom et la photo figurant sur la pièce d’identité du candidat avec le nom inscrit au dossier, ainsi qu’un égoportrait (selfie) pris au moment de la validation.
Important : Pour les vérifications CIPC ou PIP, si le candidat échoue la validation biométrique ou refuse de la compléter, il devra fournir le formulaire de consentement CIPC, avec la signature d’un témoin, afin de confirmer son identité.
Que se passe-t-il si le candidat refuse de donner son consentement ?
La demande ne peut pas être complétée sans consentement (à l'exception des vérifications judiciaires provinciales au Québec, qui proviennent de bases de données publiques). Le client sera informé afin de décider de la suite à donner au dossier.
⏱️ Délais et traitement
Quels sont les délais habituels de traitement ?
Les délais varient selon le type de vérification demandée. Les vérifications judiciaires et les vérifications de crédit sont généralement disponibles dans un délai maximal de 4 heures ouvrables. D’autres services peuvent nécessiter un délai additionnel selon la complexité du dossier ou les tiers impliqués. Si un délai approximatif est connu, il sera indiqué au dossier.
Les délais sont-ils garantis ?
Les délais sont estimatifs et peuvent varier selon les informations fournies, la collaboration du candidat ou des facteurs externes.
💻 Plateforme et utilisateurs
Faut-il une formation pour utiliser la plateforme ?
Non. La plateforme est conçue pour être intuitive. La présente plateforme de documentation complète est également disponible pour guider les utilisateurs.
Comment soumettre une demande de vérification ?
Dans la plateforme TRAK, rendez-vous à la section « Création d’une demande » et complétez le formulaire en y inscrivant les informations essentielles afin d’assurer un traitement rapide et efficace. À noter : tous les usagers peuvent créer des demandes pour les divisions auxquelles ils ont accès.
Comment transmettre des documents manquants ou complémentaires une fois la demande soumise ?
Tout document manquant ou complémentaire peut être ajouté directement au dossier dans la plateforme, sous la section « Documents et pièces jointes ». Il suffit de sélectionner le fichier à téléverser et d’indiquer le type de document avant de l’ajouter au dossier.
Les informations contenues dans vos rapports sont-ils garantis exacts ?
Les informations contenues dans nos rapports peuvent provenir de sources tierces et sont fournies à titre informatif. Bien que des efforts raisonnables soient faits pour en assurer l’exactitude, nous ne pouvons garantir qu’elles soient complètes ou exemptes d’erreurs. Les décisions prises à partir de ces informations demeurent la responsabilité de l’utilisateur.
Y a-t-il une limite au nombre d’utilisateurs ?
Non. Il n’y a aucune limite au nombre d’utilisateurs et aucun frais n’est associé à l’ajout d’usagers, peu importe le type de compte. Le nombre d’usagers est illimité, sans frais cachés.
Puis-je limiter l’accès de certains utilisateurs ?
Oui. Les administrateurs peuvent gérer les accès utilisateurs et limiter certaines actions selon les rôles attribués.
Est-il possible d’avoir plusieurs divisions ou entités sous un même compte ?
Oui. La gestion par divisions permet de structurer les demandes, les utilisateurs et les rapports selon vos besoins organisationnels.
💳 Facturation et administration
Comment fonctionne la facturation ?
La facturation est généralement mensuelle, avec des modalités Net 30. Les détails sont précisés lors de l’ouverture du compte.
Puis-je obtenir un relevé ou un historique de facturation ?
Oui. Un relevé et une facture mensuelle sont envoyés chaque mois au contact de facturation de l’entreprise. Il est également possible d’exporter les données directement dans la plateforme (Tableau de bord, option Export) pour une période précise.
Si vous n’avez pas reçu votre facture ou pour toute question liée à la facturation, veuillez communiquer avec nous à [email protected].
Que se passe-t-il en cas de retard de paiement ?
En cas de retard de paiement, des avis de non-paiement et des rappels seront envoyés. Si la situation n’est pas corrigée rapidement, votre compte pourra être temporairement suspendu et les demandes en attente ou en cours seront mises en pause jusqu’à la réception du paiement. Une fois le paiement reçu, le compte sera réactivé immédiatement et nous prioriserons le traitement des demandes gelées.
Qui contacter en cas de questions sur la facturation ou les frais ?
Pour toute question concernant la facturation ou un paiement effectué après le 1er juin 2025, veuillez contacter l’Équipe des recevables – TRAK – Solutions de vérification à [email protected].
Pour toute question concernant les frais d’un dossier spécifique, veuillez contacter l’Équipe service client à [email protected].
Si votre facture date d’avant le 1er juin 2025, veuillez contacter [email protected].
📞 Support et accompagnement
Mis à jour
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Comment assurons-nous la sécurité des informations personnelles ?
La confidentialité des renseignements personnels traités dans le cadre de vos demandes est notre priorité. Toutes les données sont cryptées et conservées sur une plateforme sécurisée dont l’accès est strictement contrôlé. De plus, tous les membres de notre équipe font l’objet d’une vérification d’antécédents complète et signent une entente de confidentialité.
Politique de confidentialité